Cualquier tipo de empresa, ya sea un negocio pequeño o microempresa como una PYME o multinacional necesita un plan financiero. Más aún, en el caso de un nuevo emprendimiento o ampliar una idea de negocio ya existente la planificación financiera es un requisito indispensable.
Cualquier tipo de actividad empresarial involucra una variedad de gastos, desde alquileres y salarios hasta la adquisición de equipos de oficina, el capital social, vehículos corporativos y la compra de productos y/o materias primas. Y para asegurar el éxito y la actividad a largo plazo de la empresa, es elemental controlar y supervisar las finanzas.
En este artículo, descubriremos paso a paso cómo hacer un plan financiero.
Definición: ¿Qué es un plan financiero?
Un plan financiero recoge todos los flujos monetarios que entran y salen de una empresa. Es decir, la planificación de las finanzas de una empresa requiere determinar la previsión de los ingresos y los gastos durante un período específico de tiempo.
Por tanto, la planificación financiera implica realizar una estimación de las ventas, de los recursos humanos requeridos y de todos los costes operativos. Al contemplar en el plan financiero estos aspectos se obtiene una visión completa de los pagos o gastos en los que incurre la empresa.
En otras palabras, el plan financiero es un presupuesto empresarial que permite el control interno y nos ayuda a realizar previsiones de la cantidad de dinero que vamos a necesitar para llevar a cabo una actividad. Por otro lado, la información que proporciona un plan financiero es también muy útil para los potenciales inversores.
Además, elaborar un plan financiero regularmente nos permite, con el tiempo, comparar los resultados económicos reales con las estimaciones que hemos calculado y a través de una adecuada gestión financiera, hacer los ajustes necesarios.
¿Por qué es importante elaborar un plan financiero en el ámbito empresarial?
Ahora que ya sabes que la planificación financiera consiste en elaborar un presupuesto detallado que refleje los recursos disponibles y los necesarios para la sostenibilidad económica de un negocio, debes conocer las razones de su importancia.
Hacer un plan financiero es importante por los siguientes motivos:
- Orientación estratégica: proporciona una hoja de ruta financiera basada en la situación actual de la empresa, definiendo metas económicas a corto, medio y largo plazo que se deben alcanzar.
- Mitigación de riesgos financieros: al anticipar las necesidades económicas a lo largo del ciclo de vida del negocio, desde su creación hasta las posteriores etapas de crecimiento, la planificación reduce los riesgos económicos.
- Control del dinero: permite un seguimiento efectivo de las finanzas de la empresa, identificando áreas que requieren mejora para fomentar el crecimiento sin comprometer el capital.
- Optimización de recursos: facilita la asignación eficiente del capital disponible, priorizando áreas y objetivos estratégicos para el desarrollo del negocio.
- Información para toma de decisiones: ofrece datos económicos precisos para evaluar oportunidades y debilidades, medir el rendimiento empresarial y ajustar el presupuesto según sea necesario.
Las ventajas de elaborar un plan financiero nos indica que este documento es vital para conseguir la viabilidad económica de la empresa, y que también es fundamental para el logro de objetivos de rentabilidad y crecimiento sostenible.
Cómo hacer un plan financiero en 5 pasos
Si te estás preguntando cómo hacer un plan financiero, a continuación, te explicamos cómo puedes hacerlo de forma sencilla y práctica en cinco pasos:
1. Elaboración de la planificación de ventas
El primer paso para hacer un plan financiero es realizar una estimación de las ventas para un período determinado. Este cálculo se basa en variables como las ventas de productos, el número de clientes o las horas de servicio ofrecidas Recuerda incluir impuestos, posibles descuentos y casos de impagos para asegurar que las proyecciones sean lo más realistas posible.
En el caso de que seas el encargado de preparar una planificación financiera para terceros, debes ser meticuloso ya que finalmente serás tú quien deba manejar y responsabilizarse de estas cifras empresariales. Los errores en la planificación de ventas pueden comprometer directamente la liquidez y viabilidad del negocio.
Esencial para los emprendedores en ciernes
Si estás iniciando un negocio y aún no tienes cifras de ventas históricas que puedan guiar la estimación para el próximo periodo, puedes realizar una investigación de mercado, de los competidores y del público objetivo. Busca datos de ventas y realiza una proyección realista, y por supuesto no subestimes los costes que pueden llevar a cuellos de botella financieros por falta de liquidez.
2. Desarrollo del plan de costes
El plan de costes es tan importante como la planificación de ventas. Este plan enumera todos los gastos previstos en los que incurre la empresa al realizar su actividad. Los tipos de costes que debes incluir al hacer un plan financiero son los siguientes:
- Costes de personal: incluye todos los gastos asociados a las relaciones laborales, como salarios, seguridad social y otros pagos especiales.
- Costes directos: son los que varían en función de las ventas, como pueden ser las materias primas, los materiales y la adquisición de bienes.
- Costes de puesta en marcha y operación: se refiere a todos los gastos directamente relacionados con el inicio de la empresa o que surgen con el funcionamiento de la misma. Ejemplos comunes de este tipo de costes son los gastos notariales, los honorarios bancarios, el alquiler, los seguros y la compra de equipos para el negocio.
- Inversiones: si tu actividad empresarial requiere activos físicos como vehículos, maquinaria y tecnología, entre otros, detalla estas inversiones.
- Gastos de marketing: todas las acciones de marketing se deben registrar en esta categoría, organizados por canales de comunicación específicos como redes sociales, publicidad exterior, medios impresos y Google Ads.
3. Determinar los requisitos de capital
Una vez realizadas las previsiones de ventas y costes, el siguiente paso es estimar los ingresos y cuánto capital necesitarás.
Si estás comenzando un nuevo negocio, puedes comparar todos los costes iniciales y de inversión con tu capital disponible. La diferencia, sumada al tiempo estimado para alcanzar el punto de equilibrio financiero, clarifica cuánto capital adicional necesitas obtener.
En términos simples, los requisitos de capital representan el total del dinero que necesitas reunir durante las etapas iniciales del negocio y hasta que pueda generar suficientes ingresos para que el negocio se mantenga por sí mismo.
Para cubrir imprevistos, es prudente no calcular las necesidades de capital demasiado justas. Añade un margen de seguridad de entre un 10% y un 15% al total calculado. Una vez definida la necesidad total de capital, divide esta cantidad entre las diferentes opciones de financiación, buscando el equilibrio entre el uso de capital propio y el endeudamiento externo.
Consejo para los emprendedores en ciernes
Algunos modelos de negocio, especialmente las startups, requieren de flujos continuos de capital para financiar el crecimiento y cubrir gastos operativos sustanciales. Estos negocios suelen depender de rondas de financiación consecutivas. Un término común en este ámbito es la ‘tasa de quema’ o burn rate, que indica cuánto tiempo puede sobrevivir la empresa con sus recursos actuales en un escenario de flujo de caja negativo. Por otro lado, existen negocios que sólo necesitan una inversión inicial moderada y pueden comenzar a generar ingresos rápidamente, como muchos freelancers o pequeñas empresas de servicios.
4. Realizar una planificación de liquidez
El cuarto paso sobre cómo hacer un plan financiero trata de estimar la liquidez disponible. Planificar la liquidez implica hacer una comparación mensual de los ingresos y gastos estimados, incluyendo los costes de financiación asociados a las necesidades de capital. Este proceso permite analizar las transacciones en las cuentas bancarias y ofrece una visión detallada de los saldos actuales, señalando cualquier posible déficit de liquidez que pueda surgir.
En esta fase de la planificación financiera, se consolidan los datos financieros en un resumen mensual que incluye tanto las entradas (ingresos y capital obtenido) como las salidas (gastos operativos, pagos de deudas, inversiones, y obligaciones fiscales). Este esquema ayuda a visualizar el flujo de caja del negocio antes y después de impuestos, facilitando ajustes proactivos en la gestión financiera.
Es frecuente que los negocios nuevos, o aquellos con importantes gastos de inversión, registren saldos bancarios negativos durante algunos meses. Esto no debe ser motivo de desánimo, sino más bien un indicativo importante para la revisión de objetivos de ventas y la realización de los ajustes necesarios de la planificación financiera. Mantener un control riguroso sobre la liquidez es esencial para prevenir problemas financieros inesperados y asegurar la continuidad y estabilidad del negocio.
5. Elaborar cálculos de rentabilidad
Uno de los objetivos del plan financiero es determinar si tu negocio será económicamente viable a largo plazo. Para obtener una perspectiva clara de qué tan rentable podría ser una idea de negocio a largo plazo, es fundamental calcular la rentabilidad. Este es el quinto paso del proceso de elaboración de un plan financiero. Para ello, deberás revisar todos los datos financieros anteriores, pero ahora utilizamos un formato anual.
El propósito de este paso es que obtengas una visión clara de si tu modelo de negocio será rentable en los próximos años. Para esto, se utilizan indicadores financieros clave como el margen de contribución, el EBITDA (Beneficios antes de intereses, impuestos, depreciaciones y amortizaciones) o el retorno sobre ventas. Estas métricas proporcionan una comprensión del desarrollo potencial y la viabilidad futura de tu empresa.
Además, los cálculos sobre la rentabilidad no sólo son útiles para ajustar estrategias y tomar decisiones, sino también para presentar tu negocio de manera convincente a inversores y7o entidades financieras. Con los datos contenidos sobre la rentabilidad, puedes demostrar que tienes un conocimiento profundo de la realidad económica de tu proyecto.
Otras preguntas frecuentes sobre la planificación financiera
¿Qué período de tiempo debe cubrir la planificación financiera?
El período de tiempo que debe cubrir la planificación financiera depende del propósito específico del plan. Si el propósito del plan financiero es el control interno, puede ser adecuado centrarse en el próximo año fiscal.
Sin embargo, si el plan financiero forma parte de un plan de negocio destinado a inversores o bancos, es común preparar las proyecciones financieras para un período de tres años. El primer año generalmente se desglosa mes a mes para una planificación de liquidez detallada, mientras que los años siguientes suelen evaluarse de manera anual.
Si necesitas demostrar la viabilidad a largo plazo de tu idea de negocio, especialmente en escenarios donde los beneficios se esperan más allá de los primeros años, podría ser necesario extender la planificación hasta cinco años o más.
¿Cuál es la diferencia entre un plan financiero y un plan de negocios?
La principal diferencia entre un plan financiero y un plan de negocios radica en su alcance y contenido.
Un plan de negocios es un documento exhaustivo que describe detalladamente un modelo de negocio completo, incluyendo la visión empresarial, estrategia, mercado objetivo, análisis competitivo, marketing, operaciones y organización de la empresa. Además, un Business Plan o Plan de Negocios explica cómo se llevará a cabo la gestión de la empresa.
El plan financiero es una sección específica dentro del plan de negocios que se enfoca exclusivamente en las finanzas. Proporciona un desglose detallado de los aspectos económicos, como las proyecciones de ingresos y gastos, necesidades de financiación, rentabilidad y viabilidad financiera a largo plazo.
En resumen, mientras que el plan de negocios describe cómo operará la empresa en todos los aspectos, el plan financiero detalla cómo la empresa espera generar y gestionar el dinero.
¿Es obligatorio elaborar un plan financiero para una startup?
Elaborar un plan financiero no es legalmente obligatorio para los fundadores de una startup, pero si es altamente recomendable y a menudo esencial, especialmente cuando se busca financiación externa. Si planeas solicitar préstamos, generalmente los bancos y otros financiadores requerirán ver un plan de negocios completo, siendo el plan financiero una parte crítica de este documento.
Este plan no solo ayuda a los financiadores a entender la viabilidad y la sostenibilidad del negocio, sino que también puede ser crucial para atraer otros socios comerciales. Estos socios pueden revisar el plan de negocios para decidir si tiene sentido colaborar contigo. Además, más allá de la fase de lanzamiento, un plan financiero bien estructurado es fundamental para el control interno y la gestión efectiva del negocio a largo plazo.
Puntos clave del plan financiero
- Plan de Negocios: el plan financiero es un parte esencial de cualquier plan de negocios, a menudo necesario para dialogar o negociar con posibles financiadores.
- Elementos del Plan Financiero: para desarrollar un plan financiero efectivo, es necesario realizar una estimación realista de las ventas, los costes, los requisitos de capital, la liquidez y la rentabilidad de la empresa.
- Duración: generalmente, un plan financiero se elabora para un período de tres años. Este periodo de tiempo proporciona una visión más clara de la viabilidad del negocio a medio plazo.
- Inversores y control interno: los resultados del plan financiero no solo ofrecen datos valiosos para los inversores potenciales, sino que también ayudan al empresario a evaluar de manera concreta la financiación y la viabilidad económica de su empresa.
- Realismo financiero: es fundamental ser realista con los pronósticos y prever un colchón de dinero suficiente para cubrir posibles impagos y garantizar la sostenibilidad del negocio a largo plazo.
